悦读文网

当前位置: 首页 > 不若人 > 正文

公文文种错用问题应当引起足够重视文秘范文

时间:2019-06-12来源:蔷薇公主网

        起草公文,首先必须选择适当的文种。那么,应当根据什么来确定公文文种呢?依据《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)的要求,公文文种的选择根据有三:一是“根据行文目的”,二是根据“发文机关的职权”,三是根据“与主送机关的行文关系”来确定。但是,在实际工作中,在公文文种使用上仍存在不少问题,有些问题还直接影响到公文质量和机关的正常工作,确实应引起我们的足够重视。

  请看下列几例:
  1.《××市关于提高粮食销售价格的通知》;
  2.《关于解决××水库超标运行及副坝溢洪造成损失问题的报告》;
  3.××县教育局给该县财政局的《关于解决民办教师经费问题的请示》;
  4.《关于进一步加强涉及农民负担收费管理的报告》;
  5.《中共××市委××市人民政府关于加强廉政建设的规定》。
  以上数例反映了机关公文文种错用问题的几种情况,现分析如下:

  一、在相近文种的使用上,应尽量选择最佳文种

  例1属于公文文种用得不准。当前,各级机关在行文时,一个十分突出的问题是滥用“通知”文种。尽管公文文种有十几个,但“通知”的使用率占80%到90%,甚至更多。当然“通知”这一文种应用是最广泛的,用量比较大也属正常情况。但一些相似内容的文件,如用其他文种,如“决定”、“意见”等北京看羊羔疯哪家好也是可以的。这就有个最佳公文文种的选择问题。在例1中,笔者认为就存在这样的问题。根据发文内容要求,用“决定”更合适一些,而不该用“通知”。在《办法》中明确规定:“决定,适用于对重要事项或者重大行动做出安排。”关于粮食销售价格的确定,肯定是经政府讨论做出决定的事项,各部门必须严格执行,用“决定”这个文种就比“通知”更合适,效力更大,用“通知”则显然影响了它的效力。

  这种情况的出现,究其原因,恐怕是觉得使用“通知”这一文种比较有把握,而对与它相近的文种不大会用,甚至不太敢用,生怕用错。在公文制发中,除了“决定”与“通知”常出现这类问题之外,还有“公告”与“通告”错用,“通报”与“通知”错用等问题。这一点在行文中都应引起重视,应努力选择与内容最匹配的最佳文种。

  二、“报告”与“请示”使用范围要分清,以免贻误工作

  例2《关于解决××水库超标运行及副坝溢洪造成损失问题的报告》,从其内容看,是个典型的“请求解决”的内容。所以应该用“请示”,不应用“报告”。当然,既然请求上级机关解决问题,也需要把问题报告清楚,但是,行文的目的是请求上级帮助解决,所以不能用“报告”,而必须用“请示”文种。不然,根据“报告”“不要求上级回复”的特点,上级机关就可能将此“报告”存案备查,岂不耽误了工作!

  为防止这类问题的出现,就必须把握住“报告”和“请示”各自的行文目的。“报告”的目的在于汇报工作北京羊羔疯应该如何治疗,反映情况,回答上级机关询问,以便上级机关了解本单位情况,能够有针对性地予以指导;而“请示”的目的,是要解决某一问题,请求上级机关作出指示或予以批准。所以,“报告”是陈述性公文,“请示”则是承批性公文。

  三、选择文种要依“法”,不应感情用事

  例3中的问题是不应该用“请示”文种,而应该用“函”。在《办法》中明确规定:“请示,适用于向上级机关请求指示、批准”,“函,适用于不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项”。这两条规定明确告诉我们,只有相隶属的上下级之间,下级才可以向上级用“请示”文种;而平行机关和不相隶属机关之间相互行文,则应该用“函”这一文种,而不可以用“请示”。由此可见,教育局和财政局是并列的行政机关,没有领导与被领导的关系,县教育局向县财政局请求拨款,纯属向有关部门“请求批准”的内容,完全符合用“函”的规定。所以,这个文件使用“请示”是错误的。

  但是,上述情况在工作中为什么屡禁不止,甚至有的是明知故犯呢?不仅平行机关在要钱这个问题上存在这类问题,而且在要编制、物资等时,也经常出现这样的问题。笔者认为,这一方面是对公文处理的有关规定学习不够,理解不透,但更主要的很可能是这个机关觉得请对方机关帮助办这类事情,用“请示”好像是体现对对方的尊重,用“函”则自认为对人家不够尊重;用“请示”好像事情就好办一些,而用“函”就怕能办的事情也办不成。反过来,一些权力北京中医药大学东直门医院癫痫科怎么样部门也确实存在这种情况,有些掌握实权的部门,比如财政、编办,在同样条件下,用“请示”件要钱、要编,就比较痛快,愿意帮助解决。要写个“函”来,心里就觉得别扭,似乎对自己不太尊重,甚至有个别人说让他“寒(函)”着去吧,而不给解决。所以,这类文种的错用问题,不仅有个对公文文种如何理解、使用的问题,还有个正确认识自己,端正工作态度,不应感情用事的问题。

  四、文种使用范围要把握准

  例4《关于进一步加强涉及农民负担收费管理的报告》,就行文方向而言,是上行文,用“报告”不算错。但就内容而言,是属于“提出意见或者建议”的内容。在1993年发布的《办法》中,“报告”有“提出意见或者建议”的功能,那时用“报告”是对的。但根据XX年发布、XX年1月1日开始施行的新《办法》,“报告”已无此功能。这个功能已由“意见”承担。所以,例4应该改成《关于进一步加强涉及农民负担收费管理的意见》。

  这一例证告诉我们,参与公文起草和办理的同志,必须认真学习《办法》,特别是新《办法》施行后,应该把新《办法》与原《办法》对照,尤其要注意把握新《办法》较原《办法》已经修改的部分,进行仔细分辨。只有这样,才能减少错误的发生。

  五、联合行文中,必须使用双方都允许使用的文种

  在例5中,是以市委和市政府党政两家名义共同制发的公文,这篇公文使用“规定”文种是错误的。这类问题在市、县的公文中出现癫痫病能治好吗次数很多,甚至在有些省一级的公文中也有出现。乍看起来,党政部门联合发个“规定”无何不可,但是,对照《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)和《办法》就可以发现它的问题所在。

  《条例》中规定了14个文种,“规定”是其中的一个文种,“用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范”,和“条例”一样,用于制定党内法规、规章。所以,党的系统用“规定”这一文种是无可非议的。但在《办法》中规定的13个文种中却没有“规定”这个文种。所以,在行政机关的文件中,直接用“规定”这一文种发文显然是错误的。行政机关是否绝对不可以使用“规定”呢?也不是的。行政机关包括国务院、省政府和有立法权的市一级政府,在制定法规或行政规章时可以用“规定”这一文种。所以,行政机关使用“规定”这一文种,和“条例”、“办法”一样,是用来制定行政规章的。如果党政两家联合用“规定”行文,那么就表明此“规定”既是党内规章,同时也是行政规章,这显然是不合适的。

  那么,这种情况应该怎么处理呢?笔者认为,可以有两种解决办法,一是只由市委发,因为党的文件,对于政府而言,是同样具有效力的。二是如果不是规章性文件,可以选择党政两个机关能够共同使用的文种,比如“决定”、“通知”、“意见”等,均在可以选择的范围之内。

  当然,公文文种错用问题不止上述几种。但上述几个问题在实际工作中是比较突出的,应当引起我们的足够重视。

------分隔线----------------------------